الإقامة والفوترة
الفوليو والبنود والمدفوعات وحسابات المدينة
لكل إقامة فوليو واحد يجمع كل بند: ليالي الإقامة ورسومها من التدقيق الليلي، وفواتير المطعم، والميني بار، والسبا، والتلفيات. تسدده الدفعات المقدمة والمدفوعات، والفاتورة الضريبية هي المستند المحاسبي، والشركات والوكلاء يُفوتَرون عبر حسابات المدينة (الذمم).
لمن:موظف الاستقبالأمين الصندوقالمحاسبالمدقق الليلي
أين:الفوترة › الفوليو · البنود · المدفوعات · الدفعات المقدمة · ورديات الصندوق · حسابات المدينة · عمولات الوكلاء
الفوليو: البنود بسطور رسومها، والمدفوعات، والدفعات المقدمة، ونوافذ الفوترة، وقواعد التوجيه.
حسابات المدينة: فوليوهات حُوِّلت للفوترة على الشركات والوكلاء ومنظمي الرحلات.
قبل أن تبدأ
- قواعد الرسوم على المنشأة (إعداد جاهز لدولة: مصر، السعودية، دبي، أبوظبي).
- ضريبة القيمة المضافة على الإقامة في ملف المنشأة.
- طرق الدفع بدفاتر يومياتها، ودفتر يومية للنقدية وآخر للبنك في المحاسبة.
كيف
ترحيل بند يدوياً
- افتح الفوليو واضغط «إضافة بند»: النوع، والمنتج أو الوصف، والكمية، والسعر الصافي.
- خيار «تطبيق رسوم الخدمة / الرسوم» مفعّل لبنود الغرف والأغذية والمشروبات؛ ألغِه عند تسجيل خصم أو بند تلفيات.
- تظهر سطور الرسوم (رسوم الخدمة، وضريبة المدينة، والبلدية، والسياحة) تحت البند، كلٌّ منها داخل وعاء ضريبة القيمة المضافة أو خارجه كما تنص القاعدة.
تحصيل دفعة
- زر «تحصيل دفعة»: الطريقة، والمبلغ، والمرجع (رمز تفويض البطاقة، أو رقم الشيك).
- الدفع بعملة أجنبية يُحوَّل بسعر اليوم، ويعرض الفوليو الرصيد بعملة عرض السعر أيضاً.
- تذهب الدفعة إلى الوردية المفتوحة لأمين الصندوق وإلى دفتر يومية الطريقة في المحاسبة.
تقسيم البنود أو توجيهها
- النوافذ: للفوليو حتى ثماني نوافذ فوترة، لكل منها دافع: الشركة تدفع الغرفة والإفطار، والنزيل يدفع البار.
- قواعد التوجيه على الحجز أو الفوليو ترسل نوع بند أو قسماً إلى نافذة أو إلى فوليو آخر (الفوليو الرئيسي لمجموعة).
- قسّم البند بنسبة مئوية، وانقل بنوداً مختارة إلى فوليو آخر من القائمة.
الفوترة على شركة
- يحمل الحجز حساب الشركة، ونوع الضمان «حساب الشركة».
- عند تسجيل المغادرة اختر «التحويل إلى حسابات المدينة»: تُصدر فاتورة للشركة بشروط دفعها، ويظهر الفوليو كمحوَّل.
- تعرضها الفوترة › حسابات المدينة، وتتابع المحاسبة › فواتير العملاء أعمار ديونها؛ وعمولة الوكيل تُستحق في عمولات الوكلاء وتتحول إلى فواتير موردين على دفعات.
وردية الصندوق
- الفوترة › ورديات الصندوق › «جديد» برصيد الافتتاح.
- كل دفعة تسجلها تذهب إلى ورديتك المفتوحة.
- اضغط «إغلاق الوردية» وأدخل النقدية المعدودة، فيُسجَّل الفرق.
أسئلة يطرحها الاستقبال
لماذا يختلف إجمالي الفوليو عن تقدير الحجز؟
التقدير يستخدم قواعد اليوم، أما الفوليو فيرحّل كل ليلة بقواعد تلك الليلة وسعرها، مضافاً إليه ما استُهلك.
بند خاطئ صدرت به فاتورة بالفعل.
أصدر إشعاراً دائناً من الفاتورة؛ فالبند لا يُلغى بعد فوترته.
انظر أيضاً: التدقيق الليلي وتاريخ العمل مكتب الاستقبال: الوصول، والمقيمون، والمغادرة