مكتب الاستقبال: الوصول، والمقيمون، والمغادرة
مكتب الاستقبال يعمل على الإقامات لا على الحجوزات: وصول اليوم، ومن يقيم الآن، ومغادرة اليوم. تسجيل الوصول يثبت الهوية، ويوقَّع فيه على بطاقة التسجيل، ويُسلَّم المفتاح؛ وتسجيل المغادرة يسوّي الفوليو ويُصدر الفاتورة.
أين:مكتب الاستقبال › الوصول · المقيمون · المغادرة · نزيل بدون حجز · طلبات النزلاء · المفقودات
قبل أن تبدأ
- صيغة بطاقة التسجيل في المنشأة › التهيئة › الإعدادات.
- طرق الدفع ودفاتر يومياتها في الفوترة › التهيئة.
- وحدات نظيفة ومفحوصة من الإشراف الداخلي.
كيف
تسجيل وصول نزيل
- مكتب الاستقبال › الوصول: افتح الإقامة واضغط «تسجيل الوصول».
- يقترح المعالج وحدة نظيفة من النوع المحجوز؛ غيّرها إن فضّل النزيل وحدة أخرى.
- كل بالغ يحتاج رقم هوية وجنسية، ولوحة الهوية تعرض ما ينقص. والمصريون يحتاجون الاسم الرباعي.
- وقّع بطاقة التسجيل على الجهاز اللوحي، أو دع النزيل يوقّع في الكشك الذاتي (/kiosk) برقم الحجز واسم العائلة.
- سلّم المفتاح، وخذ الدفعة المقدمة أو التفويض المسبق على البطاقة، ثم «تسجيل الوصول».
تسجيل مغادرة نزيل
- مكتب الاستقبال › المغادرة: افتح الإقامة واضغط «تسجيل المغادرة».
- يظهر الرصيد؛ حصّل المبلغ (نقداً، أو ببطاقة، أو بتحويل) أو حوّله إلى حساب الشركة للفوترة عليه.
- تُصدر الفاتورة وتُطابَق الدفعة معها، ويُعاد المفتاح، وتصبح الوحدة متسخة لتنظفها فرق الإشراف الداخلي.
نزيل بدون حجز
- مكتب الاستقبال › نزيل بدون حجز: النزيل، والهوية، ونوع الوحدة، والليالي، والسعر.
- زر «إنشاء ومتابعة» يؤكد الحجز ويفتح معالج تسجيل الوصول.
طلبات النزلاء والمتابعات وخدمة الإيقاظ
- طلبات النزلاء: منشفة، أو سيارة أجرة، أو شكوى. طلبات الإشراف الداخلي والصيانة تُحال تلقائياً إلى تطبيقيهما إذا كانا مثبتين.
- المتابعات (Traces): ملاحظة لقسم بتاريخ استحقاق («هدية ترحيب لكبار الشخصيات قبل الوصول»).
- خدمة الإيقاظ في تبويب «الاستقبال» على الإقامة.
نقل نزيل إلى وحدة أخرى
- افتح الإقامة واضغط «نقل الوحدة»: اختر الوحدة الشاغرة والسبب؛ والترقية قد تغيّر سعر الليلة.
- تصبح الوحدة القديمة متسخة، والفوليو ينتقل مع النزيل.
أسئلة يطرحها الاستقبال
النزيل فقد بطاقة المفتاح.
في تبويب «الاستقبال» على الإقامة سجّل المفتاح كمفقود وأصدر مفتاحاً جديداً؛ ويعطّل موصل الأقفال البطاقة القديمة إذا كان مثبتاً.
هل يمكن أن يغادر النزيل دون أن يدفع؟
فقط بالفوترة على حساب شركة يسمح بذلك، وفي حدود حدها الائتماني. وإلا فالنظام يرفض تسجيل المغادرة حتى يُسوّى الرصيد.
انظر أيضاً: الحجوزات ومخطط الإشغال الفوليو والبنود والمدفوعات وحسابات المدينة الإشراف الداخلي (التدبير الفندقي)