البوابة الإلكترونية: النزلاء ومسؤولو الحجز والملاك والسكان عبر الإنترنت
دخول واحد لكل شخص، على موقع المنشأة نفسه تحت /my، والصفحات التي يحتاجها ذلك الشخص: النزيل يرى إقاماته، ويسجّل وصوله إلكترونياً بصورة من هويته وتوقيعه، ويتابع الفوليو، ويطلب المناشف، ويقبل العروض؛ ومسؤول الحجز في الشركة يرى حجوزات الحساب وكشف حسابه؛ والمالك أو الساكن يرى رسوم الخدمات المشتركة وكشف الحساب، والأسرة، والأذونات، والزوار وتصاريحهم برمز QR، والمرافق، والجمعية العمومية. وما يُطلب عبر البوابة ينتظر مكتب الاستقبال أو مكتب الإدارة في الحالة التي يستخدمها ذلك السجل للطلبات: تسجيل الوصول المسبق يُطبَّق بزر واحد، والإذن ينتظر في «مقدَّم»، والدعوة في «مطلوبة». وكل إجراء يصل إلى طلبات البوابة، ولوحة معلومات البوابة تعرض ما وصل.
أين:النزلاء › البوابة › لوحة المعلومات · تسجيلات الوصول المسبقة · طلبات البوابة · مستخدمو البوابة؛ وزر منح الدخول إلى البوابة على النزيل وحساب الملكية والساكن؛ وتبويب بوابة النزلاء في ملف المنشأة
قبل أن تبدأ
- موقع المنشأة منشور (موقع المنشأة): تأخذ البوابة ترويسته وتذييله وألوانه.
- بريد إلكتروني لكل شخص يجب أن يسجّل الدخول، فهو اسم دخوله وإليه تُرسل الدعوة.
- خادم بريد صادر، لتخرج الدعوات ورسائل كلمات المرور من قائمة انتظار البريد.
- ليدفع الملاك رسوم الخدمات المشتركة عبر الإنترنت: مزوّد دفع مفعّل في تطبيق الفوترة والمحاسبة (Invoicing)، فتعرض صفحة الفاتورة زر «ادفع الآن».
كيف
منح شخص دخولاً إلى البوابة
- افتح النزيل (النزلاء › النزلاء)، أو حساب الملكية (المجتمع السكني)، أو الساكن، واضغط «منح الدخول إلى البوابة». يُفتح معالج البوابة في Odoo على جهات الاتصال المناسبة؛ فعّل «منح إذن الوصول». ولعدة أشخاص معاً، حددهم في القائمة واستخدم «الإجراءات › منح الدخول إلى البوابة».
- اسم الدخول هو بريد جهة الاتصال؛ والدعوة برابط اختيار كلمة المرور تنتظر في قائمة انتظار البريد وتخرج مع التشغيل التالي.
- لدعوة كل نزيل تلقائياً، افتح المنشأة، تبويب «بوابة النزلاء»، وفعّل «دعوة النزلاء إلى البوابة عند التأكيد»: كل حجز مؤكَّد يمنح نزيله الرئيسي دخولاً ويضع الدعوة في قائمة الإرسال. والخيار معطّل حتى تفعّله.
- النزلاء › البوابة › مستخدمو البوابة تعرض كل حساب دخول مع صفة الشخص لديك (نزيل، أو مسؤول حجز، أو مالك، أو ساكن، أو موظف) وآخر مرة سجّل فيها الدخول.
مراجعة تسجيل الوصول المسبق وتطبيقه
- النزلاء › البوابة › تسجيلات الوصول المسبقة تفتح على ما ينتظر المكتب، الأقرب وصولاً أولاً؛ والإقامة تعرض الشيء نفسه تحت زر «تسجيل الوصول المسبق».
- افتح أحدها: موعد الوصول والرحلة الجوية، وكل شاغل كما في هويته (الأجزاء الأربعة للاسم المصري، والجنسية، ورقم الوثيقة وتاريخ انتهائها، وتاريخ الميلاد) مع صورة الوثيقة، والموافقات، والتوقيع.
- السطر الأحمر تحت «المشكلات» هو ما سترفضه قائمة الشرطة: صحّحه في سطر الشاغل، أو اضغط «إعادة إلى النزيل» مع سبب يقرؤه النزيل على البوابة.
- اضغط «تطبيق على الإقامة»: يُطابَق النزلاء برقم الهوية أو يُنشؤون، ويُضاف المرافقون إلى الإقامة مع صلة قرابتهم بالنزيل الرئيسي، وتُحفظ الصور كوثائق هوية على كل نزيل، ويُضبط موعد الوصول والرحلة، وتُضاف الرغبات إلى الحجز، وتُوقَّع بطاقة التسجيل بالتوقيع الذي رسمه النزيل وتُحفظ كمستند. وعند الوصول لا يبقى على المكتب إلا تسليم المفتاح.
ما يفعله النزلاء عبر الإنترنت
- إقاماتي: كل إقامة باسم النزيل، مع الرصيد وتسجيل الوصول الإلكتروني للإقامات القادمة.
- أثناء الإقامة: «مناشف إضافية»، و«مستلزمات الغرفة»، و«زيارة من الإشراف الداخلي»، و«شيء يحتاج إلى إصلاح»، و«خدمة الغرف»؛ وكل منها يصبح طلب نزيل على الإقامة، يُحال إلى الإشراف الداخلي أو الصيانة كأنه أُخذ في المكتب. و«الإبلاغ عن مشكلة» يفتح تذكرة مكتب مساعدة تعرف الإقامة والوحدة مسبقاً.
- قبل الإقامة: الرغبة (وصول متأخر، أو سرير أطفال، أو سريران منفصلان) تنتظر في طلبات البوابة حتى يؤكدها المكتب.
- استفد أكثر من إقامتك: العروض الإضافية التي تنطبق على الإقامة؛ و«أضف إلى إقامتي» يرحّل البند على الفوليو برسوم الخدمة وضريبة القيمة المضافة، تماماً كما يفعل المكتب.
- الفوليو ببنوده ورسومه وضريبة القيمة المضافة ومدفوعاته، وكشف الحساب PDF، والفواتير الصادرة باسم النزيل، ونقاط الولاء ومستواه، وبعد المغادرة رابط الاستبيان.
ما يفعله الملاك والسكان ومسؤولو الحجز عبر الإنترنت
- مجتمعي: رصيد كل حساب ملكية ومتأخراته، وفواتير رسوم الخدمات المشتركة بملفاتها PDF وزر «ادفع الآن»، وكشف الحساب PDF، والأسرة، والإعلانات للملاك أو السكان.
- الأذونات: الانتقال إلى الوحدة، أو الإخلاء، أو التشطيب، أو الأعمال، أو التوريد، أو مناسبة خاصة؛ تُنشأ في حالة «مقدَّم» ليعتمدها مكتب المجتمع السكني (والتشطيب والأعمال عليها رسوم الإذن).
- الزوار: دعوة ليوم وساعة، تُنشأ في حالة «مطلوبة»؛ وبعد أن يعتمدها الأمن يظهر تصريح QR للزائر في الصفحة ليشاركه. وصفحة «التصاريح والبطاقات» تعرض تصاريح الشخص نفسه برمز QR والصلاحية والمناطق، وبطاقة العضوية.
- المرافق: اختر ملعباً أو المسبح أو حصة ويوماً؛ تأتي الفترات المتاحة من محرك المرافق بسعر المالك أو الساكن، والحجز يؤكدها ويُصدر فاتورة للفترة المدفوعة.
- الجمعية العمومية: خلال فترة الدعوة إلى جمعية عمومية، يصوّت المالك الأساسي لكل حساب على كل قرار حسب حصته، وتظهر النتائج بعد انعقادها.
- المخالفات: يمكن التظلم من المخالفات المُخطَر بها أو المُغرَّمة، فتنتقل المخالفة إلى «قيد التظلم» مع نص المالك.
- جهة الاتصال في شركة أو وكيل أو منظم رحلات ترى الحجوزات: حجوزات الحساب حسب الحالة، بإقاماتها وفوليوهاتها وفواتيرها، وكشف حسابات المدينة مصنفاً حسب الأعمار 30 و60 و90 يوماً مع ملفه PDF.
متابعة طلبات البوابة
- النزلاء › البوابة › طلبات البوابة تعرض كل ما وصل، الأحدث أولاً، مع السجل الذي أنشأه وحالة ذلك السجل.
- السطور تتبع سجلاتها: اعتماد الإذن أو الدعوة، أو إنهاء طلب النزيل، أو تطبيق تسجيل الوصول المسبق، أو إغلاق التذكرة يجعلها منجزة؛ والرفض يجعلها مرفوضة.
- رغبات الإقامة القادمة وتغييرات الأسرة لا سجل خلفها: اضغط «تولّي الطلب»، ونفّذ المطلوب (أضف سرير الأطفال إلى الحجز، أو حدّث الأسرة)، واكتب رداً قصيراً في «الرد على الشخص» يقرؤه الشخص على البوابة، ثم اضغط «تم».
أسئلة يطرحها الاستقبال
نزيل ثانٍ يريد رؤية الإقامة أيضاً.
امنحه دخوله الخاص: المرافق المسجَّل كشاغل في الإقامة يراها على بوابته؛ ولا أحد يرى إقامات شخص آخر أو حساباته أو تصاريحه أو فواتيره، فالصفحات تجيب بأنها غير موجودة.
لم تصل الدعوة إلى النزيل.
راجع قائمة انتظار البريد (الإعدادات › تقني › رسائل البريد الإلكتروني) والبريد المسجل على جهة الاتصال؛ وزر «إعادة إرسال الدعوة» في المعالج يضعها في قائمة الإرسال من جديد.
لماذا لا يستطيع النزيل تغيير البيانات بعد أن طبّقها المكتب؟
الهويات المطبَّقة هي التي بُنيت منها قائمة الشرطة، والمكتب يصححها في ملف النزيل.
هل تعمل البوابة بالعربية؟
تتحول الصفحات إلى الاتجاه من اليمين إلى اليسار للشخص الذي لغته العربية، بما في ذلك التواريخ والأشهر.
انظر أيضاً: مكتب الاستقبال: الوصول، والمقيمون، والمغادرة تجربة النزيل: رحلة النزيل، والعروض الإضافية، والولاء، والشكاوى، والرضا المجتمع السكني: الملاك والسكان ورسوم الخدمات المشتركة الدخول والأمن: التصاريح، والبوابة، والزوار، والمركبات، والدوريات المرافق وعضويات النادي مكتب المساعدة: تذاكر النزلاء والملاك والسكان موقع المنشأة والحجز الإلكتروني