برنامج الملاك: عقود التأجير، ودفتر حساب المالك، وكشوف الحساب، ودفعات الملاك
حين يؤجر المشغّل شاليهات الملاك أو فللهم أو شققهم نيابة عنهم، يضيف التدقيق الليلي كل ليلة مباعة على وحدة بعقد إلى حساب مالكها، ناقص عمولة المشغّل وحصة المالك من عمولة القناة؛ ويُخصم التنظيف والبياضات والإصلاحات ورسم الإدارة وفواتير الكهرباء والمياه؛ والتأجير المشترك يقتسم إيراده حسب النقاط والأيام. وفي نهاية الشهر يحصل كل مالك على كشف حساب — ورقياً وبالبريد الإلكتروني وعلى بوابة الملاك — وعلى دفعة، بتحويل بنكي أو بالمقاصة مع رسوم الخدمات المشتركة التي ما زالت عليه.
أين:الملاك › لوحة المعلومات · العقود · دفتر الحساب · فترات التأجير المشترك · كشوف الحساب · دفعات الملاك · إقامات الملاك · أوامر العمل للملاك · التهيئة
قبل أن تبدأ
- الوحدات معلَّمة «مملوكة لمالك» ولكل منها حساب ملكية نشط (المجتمع السكني › حسابات الملكية).
- دفتر يومية للبنك في المحاسبة؛ أما دفتر يومية «أموال الملاك (أمانات)» وحساب «دفعات الملاك» فيُنشآن مع أول دفعة، أو تختارهما في الملاك › التهيئة › الإعدادات.
- خطة أسعار استخدام المالك للمنشأة (النوع «استخدام المالك» بسعر صفر)، وتُنشأ أول مرة تُحجز فيها إقامة لمالك.
- التواريخ المحجوبة ونقاط التأجير المشترك لكل نوع وحدة في الملاك › التهيئة.
كيف
إدخال وحدة في البرنامج
- الملاك › العقود › «جديد»: اختر حساب الملكية، فتتبعه الوحدة والملاك والمستفيد من الدفع (المالك الأساسي).
- البرنامج: «برنامج التأجير الليلي» لوحدة تُباع ليلة بليلة؛ و«تأجير مفروش» لشقة مؤجرة بعقد إيجار يكسب فيها المالك الإيجار.
- تبويب «الشروط»: البداية والنهاية، ومدة الإخطار، والعمولة وأساسها (إيراد الغرفة صافياً من ضريبة القيمة المضافة والرسوم، أو الإجمالي)، ورسم إدارة شهري اختياري، وطريقة الاعتراف بالإيراد (كل ليلة عند التدقيق الليلي، أو عند تسجيل المغادرة، أو الإيجار عند فوترته)، والضريبة المستقطعة إن وُجدت، وتكلفة الإصلاح التي تحتاج فوقها موافقة المالك.
- تبويب «التكاليف المحمّلة»: من يتحمل عمولة القناة، والتنظيف والبياضات بعد كل إقامة، وفواتير الكهرباء والمياه: المالك، أو المشغّل، أو المشاركة بنسبة المالك.
- اضغط «تفعيل». ولا تدخل الوحدة إلا في عقد سارٍ واحد في كل مرة.
دع دفتر الحساب يمتلئ وحده
- لا شيء تكتبه: خطوة «Other modules» في التدقيق الليلي تضيف لحساب المالك كل ليلة مباعة على وحدة متعاقد عليها — إيراد الغرفة على أساس العقد ناقص العمولة — وتحمّله حصته من عمولة القناة إذا جاءت الإقامة عبر Booking.com أو Expedia أو قناة أو وكيل آخر.
- عند تسجيل المغادرة يُخصم تنظيف الإقامة وبياضاتها حسب تقسيم العقد؛ وعلى أساس «عند تسجيل المغادرة» تُضاف الإقامة كلها للمالك حينها بدلاً من ليلة بليلة.
- التأجير المفروش يُضاف للمالك من فواتير إيجار العقد؛ ورسم الإدارة وفواتير الكهرباء والمياه والضريبة المستقطعة تُكتب عند إعداد كشوف الشهر.
- الملاك › دفتر الحساب: كل سطر بتاريخه ونوعه ومصدره وكشفه. الجدول المحوري يعرض الأنواع حسب الشهر، والرسم البياني الأشهر متراكمة. أضف «تسوية» واضغط «ترحيل» لأي شيء آخر يجب أن يراه المالك (رصيد تعويض، أو تصحيح).
اقتسام التأجير المشترك
- فعّل «ضمن التأجير المشترك» على العقود المشاركة، مع نقاط استحقاقها (تُملأ من نقاط نوع الوحدة في التهيئة، أو من المساحة بالمتر المربع).
- ليالي عقد التأجير المشترك تذهب إلى الحصيلة المشتركة لا إلى مالكه: إيراد كل ليلة ناقص العمولة وحصة الملاك من عمولات القنوات.
- الملاك › فترات التأجير المشترك › «جديد» (أو تشغيل نهاية الشهر في أول يوم منه): اختر المنشأة والشهر، ثم «احتساب» — يُقسَّم الإيراد المشترك حسب النقاط × أيام المشاركة — وراجع الحصص، ثم «ترحيل الحصص» إلى دفاتر حسابات الملاك.
إعداد الكشوف وإرسالها
- في أول كل شهر يرحّل تشغيل نهاية الشهر التأجير المشترك للشهر الماضي ويُعِد مسودات الكشوف؛ والملاك › كشوف الحساب › إعداد الكشوف يفعل الشيء نفسه لأي فترة وأي عقود.
- يبدأ كل كشف بالرصيد الختامي السابق، ويسرد السطور، وينتهي بالافتتاحي مضافاً إليه السطور: الموجب مستحق للمالك، والسالب يُرحَّل إلى الكشف التالي. وتبويب «الوحدات» يعطي الليالي المباعة، وليالي المالك، والإشغال، ومتوسط السعر، وإيراد الغرف لكل وحدة.
- زر «إرسال بالبريد الإلكتروني» يضع بريد المالك في قائمة الإرسال مع ملف PDF على ترويسة المنشأة، ويظهر الكشف أيضاً في صفحة المالك على بوابة الملاك. واضغط «تعيين كمُرسَل» إذا سلّمته بطريقة أخرى.
الدفع للملاك
- على كشف مُرسَل فيه رصيد مستحق، اضغط «إنشاء دفعة للمالك» (أو حدد عدة كشوف واضغط «إنشاء دفعات للملاك»). المبلغ هو الرصيد الختامي، والعقد ربع السنوي يُدفع على آخر كشف في الربع.
- اضغط «موافقة» ثم «دفع»: تُرحَّل فاتورة مورد للمالك في دفتر يومية «أموال الملاك (أمانات)» — حصة المالك على حساب «دفعات الملاك»، والضريبة المستقطعة على حساب التزامها — وتُسدَّد عبر «تسجيل الدفع» في المحاسبة نفسها من دفتر يومية البنك.
- المقاصة: إذا وقّع المالك الموافقة (تبويب «دفعة المالك» في العقد: فعّل الموافقة، ويُحفظ تاريخها)، فإن الدفعة بطريقة «المقاصة مع متأخرات رسوم الخدمات المشتركة» تسوّي أولاً فواتير رسوم الخدمات المشتركة والرسوم الخاصة وغرامات التأخير المفتوحة على المالك — قيد لكل فاتورة في دفتر الأمانات، مطابَق مع تلك الفاتورة — ثم تحوّل الباقي.
- تكتب الدفعة سطري «دفعة المالك» و«المقاصة» في دفتر الحساب، وتجعل الكشوف مدفوعة.
إقامات الملاك
- من العقد اضغط «حجز إقامة مالك» (أو الملاك › إقامات الملاك › حجز إقامة مالك): الوحدة، والمالك أو ضيفه بالاسم، والتواريخ.
- تُراجَع الإقامة مقابل الليالي المتبقية للمالك هذا العام، والتواريخ المحجوبة في العقد والمنشأة، ومهلة الحجز المسبق، وإتاحة الوحدة، ثم تُؤكَّد بسعر استخدام المالك الصفري.
- رسم التنظيف في العقد لإقامات الملاك يُجدول في دفتر الحساب ويُرحَّل عند مغادرة المالك؛ والإقامة الملغاة أو الفائتة تسحبه.
- يستطيع المدير تفعيل «الحجز خارج الشروط» لتجاوز الرصيد المسموح والتواريخ المحجوبة والمهلة، لكنه لا يتجاوز الإتاحة أبداً.
إصلاحات على حساب الملاك
- أمر العمل على وحدة متعاقد عليها، مع «يُحمَّل على» مضبوطاً على «المالك»، يُظهر العقد وحد الموافقة فيه.
- فوق الحد ينتظر الإصلاح: تكون «موافقة المالك» في حالة «قيد الانتظار»، ولا يتقدم أمر العمل بعد «طلب جديد» حتى يوافق المالك — على بوابة الملاك، أو بزر «وافق المالك» في أمر العمل حين يوافق المالك بالهاتف.
- تحت الحد لا حاجة إلى موافقة. وعند إنجاز أمر العمل تصبح تكلفته الإجمالية سطر «أمر عمل» في دفتر حساب المالك.
منح الملاك بوابتهم
- في العقد، زر «الدخول إلى البوابة» يفتح دعوة البوابة الإلكترونية في Odoo لملاك الحساب.
- على /my/owner يرى المالك الوحدات، والرصيد، وإيراد هذا العام؛ وتقويماً شهرياً لكل وحدة بإقامات النزلاء (بلا أسماء)، وإقاماته هو، والتواريخ المحجوبة، وأيام الخروج من الخدمة؛ و«حجب وحدتي»؛ والكشوف بملفاتها PDF؛ والإصلاحات التي تنتظر موافقته مع «موافقة» و«رفض»؛ والدفعات.
- يرى المالك عقوده وكشوفه ودفعاته ودفتر حسابه ووحداته، ولا شيء مما يخص غيره.
أسئلة يطرحها الاستقبال
هل يُدفع للمالك على ما دفعه النزيل أم على سعر الغرفة؟
على أساس العمولة في العقد: إيراد الغرفة صافياً من ضريبة القيمة المضافة والرسوم (الأساس المعتاد)، أو الإجمالي بالرسوم والضريبة. والطعام والسبا والإضافات لا تدخل إيراد المالك أبداً.
من يدفع عمولة Booking.com؟
العقد يحدد: المالك، أو المشغّل، أو المشاركة بنسبة المالك. وتُستخدم عمولة القناة على الحجز إذا جاء الحجز عبر مدير القنوات، وإلا فنسبة عمولة حساب الوكيل أو الوكالة الإلكترونية.
المالك مدين بأكثر مما حققه الشهر.
يُقفل الكشف بالسالب ويُرحَّل الرصيد إلى الكشف التالي، ولا تُصرف دفعة حتى يعود الرصيد مستحقاً للمالك.
هل يمكن الدفع للمالك بالمقاصة مع رسوم الخدمات المشتركة؟
فقط بموافقة المالك المسجلة في العقد. وعندها تسوّي الدفعة فواتير رسوم الخدمات المشتركة المفتوحة واحدة تلو الأخرى، وتحوّل ما يتبقى.
أين المال في المحاسبة؟
أموال النزلاء على الفوليوهات وفواتيرها، وأموال الملاك على فواتير الموردين في دفتر يومية «أموال الملاك (أمانات)» ومدفوعاتها، وأموال المجتمع السكني على فواتير رسوم الخدمات المشتركة. ولا شيء يخلط بينها.
استُحقت ليلة بالخطأ.
رحّل تسوية بالمبلغ في دفتر حساب المالك مع ملاحظة، ويحملها الكشف التالي.
انظر أيضاً: المجتمع السكني: الملاك والسكان ورسوم الخدمات المشتركة التدقيق الليلي وتاريخ العمل الصيانة والهندسة