البداية
النزلاء والحسابات
ملف النزيل هو الشخص كما يُكتب اسمه في وثيقة هويته، وهذا ما تحتاجه قائمة الشرطة. والحساب شركة أو وكيل أو منظم رحلات أو وكالة حجز إلكترونية (OTA) بشروط متفق عليها: خطة أسعار، وعمولة، وحد ائتماني، وفوترة على الحساب.
لمن:موظف الحجوزاتموظف الاستقبالمسؤول علاقات النزلاءالمحاسب
أين:النزلاء › النزلاء · الحسابات · وثائق الهوية
النزيل كما تُكتب بياناته في وثيقة الهوية، مع تفضيلاته ومستوى كبار الشخصيات والموافقات.
الشركات والوكلاء ومنظمو الرحلات ووكالات الحجز الإلكترونية بشروطهم.
كيف
إنشاء نزيل
- النزلاء › النزلاء › «جديد»: الاسم الكامل كما في الهوية، وللمصريين الاسم الرباعي (الاسم، واسم الأب، واسم الجد، واسم العائلة).
- الجنسية، ونوع الهوية ورقمها. الرقم القومي المصري يملأ تاريخ الميلاد والجنس وحده، وتُراجَع صيغ الأرقام تلقائياً.
- الجوال، والبريد الإلكتروني، والتفضيلات، ومستوى كبار الشخصيات (VIP)؛ والموافقة على معالجة البيانات وعلى الرسائل التسويقية.
- أفراد الأسرة: رب الأسرة والتابعون، وهل اطُّلع على وثيقة الزواج حيث يقتضي العرف المحلي ذلك.
وثائق الهوية
- في ملف النزيل افتح «وثائق الهوية»: امسح الوجه والظهر، وسجّل الرقم وتاريخ الانتهاء، وحدد الوثيقة الأساسية؛ فبياناتها تصبح هوية النزيل.
- صور الوثائق لا يراها إلا موظفو المكتب الأمامي.
الحسابات
- النزلاء › الحسابات › «جديد»: النوع (شركة، وكيل، منظم رحلات، وكالة حجز إلكترونية، تاجر جملة، جهة حكومية، شركة طيران)، وجهة الاتصال في الشركة، والرقم الضريبي.
- الشروط: خطة الأسعار المتفق عليها، ونسبة العمولة وأساس حسابها، والحد الائتماني، وخيار «الفوترة على الحساب مسموحة»، وشروط الدفع، وتواريخ العقد.
- الحجز على الحساب يأخذ منه خطة الأسعار وشريحة السوق ومصدر الحجز، وعند تسجيل المغادرة يمكن تحويل الفوليو إليه.
أسئلة يطرحها الاستقبال
النزيل مدرج في القائمة السوداء، هل يمكن الحجز له؟
يمكن للمدير ذلك؛ يعرض الحجز تحذيراً ولا يقبل التأكيد إلا بتجاوز من المدير.
من يحمل علامة «نزيل» في جهات الاتصال؟
تُضبط هذه العلامة تلقائياً من ملف النزيل والملكية والحسابات، والعلامات التي تضيفها يدوياً لا تُمس.
انظر أيضاً: المنشأة ووحداتها وقواعد رسومها الحجوزات ومخطط الإشغال