الفعاليات والمآدب
من أول مكالمة حتى تسوية الفوليو: استفسار يُحجز مبدئياً حتى تاريخ خيار، ثم يُؤكَّد نهائياً بفوليو رئيسي؛ جلساته محجوزة في قاعات المناسبات بترتيب القاعة ومواعيدها، وسطور الضيافة والتجهيزات، وجدول الدفعات المقدمة، وحجز الغرف للضيوف، وورقة الفعالية التي يعمل منها المطبخ وفريق التجهيز، ثم الإقفال الذي يُصدر فاتورة الفوليو أو يحوّله للفوترة على الحساب.
أين:الفعاليات › لوحة المعلومات · الفعاليات · التقويم · الجلسات · قوائم الضيافة · التقارير · التهيئة
قبل أن تبدأ
- المساحات
- المنشأة › المساحات: كل قاعة مناسبات وقاعة اجتماعات وحديقة ومطعم يمكن حجزه، بسعته جلوساً ووقوفاً، والترتيبات التي يتيحها، وسعره بالساعة واليوم. وهذا السعر هو إيجار المساحة المقترح في الجلسة.
- قوائم الضيافة
- الفعاليات › قوائم الضيافة: القوائم الثابتة، واستراحات القهوة، وباقات المشروبات، والكيك، والتجهيزات الصوتية والمرئية، والمنصات، والطاقم منتجاتٌ في فئة «مأدبة»؛ أسعارها للفرد أو للوحدة، وتحمل ضريبة القيمة المضافة الخاصة بالمنتج.
- ترتيبات القاعة
- الفعاليات › التهيئة › ترتيبات القاعة: الترتيب المسرحي، والفصل الدراسي، والمأدبة، وشكل U، والكوكتيل، وطاولة الاجتماعات موجودة مسبقاً؛ وأضف ترتيباتك.
- القسم
- الفعاليات › التهيئة › الأقسام: يُنشأ قسم «الفعاليات والمآدب» للمنشأة عند ترحيل أول بند؛ امنحه مركز تكلفة ليظهر إيراد الفعاليات مستقلاً.
- الصلاحيات
- امنح المنسقين صلاحية «الفعاليات والولائم»؛ وموظفو الحجوزات يستطيعون أصلاً فتح الفعاليات وتعديلها.
كيف
الرد على استفسار
- الفعاليات › الفعاليات › «جديد»: اسم الفعالية، والنوع، والعميل (جهة اتصال، أو حساب الشركة ومسؤول الاتصال فيها)، والتواريخ، وعدد الضيوف المتوقع.
- أضف الجلسات: اليوم، والمواعيد، والمساحة، والترتيب، والحضور؛ ويُملأ إيجار المساحة من سعرها.
- أضف الضيافة لكل جلسة — سطور «للفرد» تأخذ عدد الحضور افتراضياً — والتجهيزات أو الطاقم، بمبلغ ثابت أو للفرد.
- اطبع ورقة الفعالية (BEO) كعرض سعر؛ والإجمالي في أسفلها قبل الرسوم وضريبة القيمة المضافة.
- اضغط «حجز مبدئي» حين يريد العميل حجز التاريخ: يُحدَّد تاريخ خيار بعد أسبوعين، وتظهر المساحة محجوزة في تقويم الإتاحة.
تأكيد الفعالية وتحصيل الدفعة المقدمة
- اضغط «تأكيد نهائي»: يُفتح الفوليو الرئيسي باسم العميل (أو باسم شركة الحساب).
- في تبويب «الدفعات المقدمة» جدوِل الأقساط: المستحق، وموعده، وطريقة دفع العميل.
- عند وصول المبلغ اضغط «استلام» على السطر: تُسجَّل دفعة على الفوليو الرئيسي في دفتر يومية الطريقة، ويُظهر السطر تاريخ وصولها.
- الدفعات المستحقة خلال سبعة أيام والخيارات التي قاربت على الانتهاء تظهر على لوحة المعلومات كل صباح.
حجز الغرف للضيوف
- زر «إنشاء حجز الغرف» ينشئ حجز مجموعة معبأً بتواريخ الفعالية وعميلها وحسابها، ويفتحه.
- أضف الليالي وأنواع الوحدات المطلوبة، ثم «تأكيد نهائي» على حجز المجموعة؛ وتُستكمل قائمة النزلاء في الحجوزات كلما وصلت الأسماء.
- زر «حجز الغرف» في الفعالية وزر «الفعاليات» في حجز المجموعة ينقلانك بينهما.
يوم الفعالية
- اطبع ورقة الفعالية: الجلسات حسب اليوم بترتيبها ومواعيدها، والضيافة والتجهيزات لكل جلسة، وجدول الدفعات، والتعليمات الخاصة، وخانات التوقيع للعميل والمنسق ومدير المآدب.
- اضغط «تعيين كمنعقدة» بعد انعقاد الفعالية: كل إيجار مساحة وسطر ضيافة وتجهيزات لم يُرحَّل بعد يُحمَّل على الفوليو الرئيسي برسوم المنشأة وضريبة القيمة المضافة.
- زر «ترحيل إلى الفوليو» يفعل الشيء نفسه عند الطلب لما أُضيف لاحقاً: ضيوف إضافيون، أو استراحة قهوة أخرى.
الإقفال والتسوية
- زر «إقفال» يرحّل أي بند معلّق ويسوّي الفوليو الرئيسي بإجراءاته: الفوليو المدفوع تصدر فاتورته ويُغلق، والرصيد على حساب يسمح بالفوترة عليه تصدر به فاتورة للشركة بشروطها ويُحوَّل إلى حسابات المدينة.
- الرصيد الذي ما زال العميل مديناً به يمنع الإقفال؛ حصّل الدفعة على الفوليو أولاً (زر «رصيد الفوليو»).
- زر «إلغاء» يطلب السبب، ويحرر كل الجلسات، ويلغي الفوليو الرئيسي إن لم يُمس؛ أما الفوليو الذي عليه مدفوعات فيبقى لقسم الفوترة ليرد المبلغ.
أسئلة يطرحها الاستقبال
العميل يريد مساحة لم نُعدّها للحجز.
المنشأة › المساحات: أي قاعة مناسبات أو قاعة اجتماعات أو حديقة أو مطعم أو مساحة من نوع «أخرى» في المنشأة يمكن أن تحمل جلسة؛ أما الكبائن الشاطئية والملاعب والمسابح فتتبع تطبيق المرافق.
لماذا لا توجد رسوم خدمة على بنود الفعالية؟
تُرحَّل بنود الفعاليات بالنوع «الفعاليات والولائم»، وقواعد رسوم المنشأة تحدد الأنواع التي تنطبق عليها. في الإعداد المصري تنطبق رسوم الخدمة وضريبة المدينة على الغرف والأغذية والمشروبات، والقاعدة المضبوطة على «كل البنود» تنطبق على الفعاليات أيضاً.
هل تُحتسب دفعة مقدمة أُخذت على حجز؟
نعم: اخترها في عمود «الدفعة المقدمة للحجز» للقسط، فيظهر السطر مُستلَماً بتاريخ تلك الدفعة.
جلسة تمتد بعد منتصف الليل.
أدخلها كما هي — من 19:00 إلى 01:00 — فتنتهي في اليوم التالي، ويرسمها التقويم عابرة منتصف الليل.
أين يذهب الإيراد؟
إلى الفوليو الرئيسي، في قسم الفعاليات والمآدب، مع ضريبة القيمة المضافة لكل منتج؛ والفاتورة تحمل مركز تكلفة القسم.
انظر أيضاً: الحجوزات ومخطط الإشغال الفوليو والبنود والمدفوعات وحسابات المدينة المنشأة ووحداتها وقواعد رسومها لوحات المعلومات